Cabinet Communication

SUIPI : le progiciel de gestion du cabinet

 

Le protocole un art ?

Saisir, sélectionner, modifier, ressaisir, dé-doublonner, éditer … et recommencer !

SUIPI regroupe en trois traitements l’essentiel d’une gestion de protocole simple et puissante :
  1. La saisie est sans nul doute la composante la plus fastidieuse du travail d’un gestionnaire de contacts. SUIPI vous assiste dans cette tâche en vous proposant un écran innovant et exclusif, spécialement pensé pour une frappe résolument tournée vers la rapidité, incorporant dans une feuille unique l’ensemble des éléments incontournables pour une saisie optimisée.Seul SUIPI vous propose cette approche, fruit d’un long travail d’observation.
  2. La sélection s’articule autour d’un langage facile qui autorise les sélections dynamiques les plus complexes.
  3. Les éditions proposent au travers des principaux supports de communication, toutes les formes de documents et d’exports.

GRC et protocole, deux mondes infréquentables ?

Deux métiers, deux approches et deux finalités. La GRC traite le client-citoyen, le protocole se focalise sur vos personnalités importantes, en respectant la féminisation automatique (débrayable), les formules de politesse, les formules d’appel, les titres protocolaires, les redirections automatiques d’adresses … Ces deux approches sont traitées distinctement. SUIPI vous offre un confort et une qualité de conception, dans le respect des normes, s’adaptant aux impératifs imposés par vos contacts, se pliant à l’ensemble de vos demandes. Cette approche protocolaire peut être insuffisante pour traiter les appels téléphoniques reçus, les courriers arrivés ou en partance. SUIPI Évènements vous apportera la solution. Exploitant les mêmes ingrédients qu’une GRC et proposant la gestion intégrale de l’organisation de vos manifestations, adossée à votre base protocolaire.

La mutualisation des informations

Pour partager et protéger vos données, SUIPI a été doté, dès sa conception, de droits sur chacune des zones constituant la base de données, droits déclinés direction par direction. Pourquoi tant de puissance ? Étudions un cas concret : Une communauté de communes décide de mettre à la disposition de ses membres toutes les informations institutionnelles collectées, tout en déléguant à chaque commune le soin de gérer ses données propres, partagées ou non avec les autres villes. Mieux encore, au sein de chaque ville, le Cabinet gérera des informations invisibles aux yeux des autres services, mais pourra utiliser les informations du service des sports, garant de la qualité des informations collectées. Parlerons-nous de « trop de puissance », ou simplement de la vraie mesure pour une mutualisation réussie.

Le dé-doublonnage (réalité ou fantasme)

Évoquer le dé-doublonnage des contacts dans une documentation promotionnelle et le mettre effectivement en œuvre sont deux approches différentes. Le dé-doublonnage répond à des normes précises et s’appuie sur une série de règles exigeantes. Comparez SUIPI à ses concurrents et appréciez son efficacité.

Des questions simples à poser, pour des réponses pertinentes

Quelle que soit votre façon de questionner la base, à partir de requêtes déjà posées par d’autres, ou en élaborant vous-même vos questions, les réponses seront toujours les plus pertinentes. Qui n’a pas imaginé de poser des questions simples, sans apprendre des formules complexes, et obtenir des réponses rapides en accord avec sa sélection. SUIPI a été pensé avec des utilisateurs qui refusent toutes notations complexes le plus souvent réservées aux techniciens. En recherchant les formulations les plus limpides, celle que tout le monde comprend, même un ordinateur, nous avons conçu une nouvelle approche, une nouvelle manière naturelle de raisonner. Pour parfaire ce dispositif, nous avons architecturé la base de données afin qu’elle délivre les résultats en des temps records.

Désignations

Des fonctions puissantes

 

Représentations

Des fonctions simples et efficaces

 

Manifestation

Des fonctions efficaces

 

HOPI : le progiciel de gestion multicanal de la relation avec les administrés

 
La solutions HOPI couvre la globalité des attentes dans la gestion du courrier, du protocole et des relations avec le citoyen. HOPI assure le traitement complet de l’ensemble des flux entrants et sortants d’une collectivité : courriers, fax, mails, SMS, sollicitations téléphoniques et tout document dématérialisé.

Faciliter le traitement de l’information, réduire les coûts et les délais

  • Enregistrement des informations entrantes et sortantes
  • Dématérialisation des courriers à l’unité et par lots
  • Circulation du courrier dans la collectivité
  • Gestion des exemplaires des courriers
  • Gestion des délais de traitement et de réponse
  • Intégration des réponses et des pièces jointes
  • Accusés de réception automatiques
  • Gestion des mails et des SMS
  • Système d’alertes intégré
  • Module de statistiques personnalisées

MPI (Modular Parapheur Intelligent) est le parapheur transverse pour tous les métiers

Parapheur électronique

Notes, Courriers sortants, Mailing (publipostage), Certificats administratifs

Connecteurs métiers

Parapheur transverse, MPI s’interface avec n’importe quelles applications métiers.

MPI Performance:

Notes, Courriers sortants, Certificats administratifs …

G.E.D.

MPI brique transversale dans la gestion électronique de documents.

MPI Confiance

Courriers sortants

Le parapheur électronique transverse pour tous les métiers

Le parapheur qui vous permettra de gérer l’ensemble des flux de votre établissement. Transversal, il permet de prendre en compte, de façon dématérialisée, les documents et circuits de validation inhérents à l’instruction des éléments issus des logiciels métiers (documents, flux…). Véritable épine dorsale de la collectivité (interopérabilité avec les administrations publiques), le parapheur électronique est le garant de l’interactivité des services en interne comme en externe. Disponible en temps réel, il est accessible sur internet à partir de n’importe quel support mobile (smartphone, tablette, ordinateur portable). Il participe en ce sens à l’amélioration de l’efficacité de la collectivité et de la qualité de service.
  • Performance : maîtrisez vos délais de réponse auprès de vos citoyens et autres établissements.
  • Classement : classez et retrouvez vos documents selon vos propres habitudes.
  • Transversalité : gérez tous vos documents (notes, certificats administratifs, courriers sortants, mailing, etc…) pour l’ensemble de votre établissement.
  • Connexion : couplez votre parapheur électronique à votre suite bureautique Word.
  • Personnalisation : chaque service pourra personnaliser son parapheur en fonction de ses besoins et de sa propre organisation.
  • Rematérialisation : réussir le mariage du papier et de l’électronique en gardant les bénéfices de la dématérialisation.
  • Délégations : recréez tous vos scénarios de délégation (directeur de cabinet, vacances, impression).
  • Impression : apposez sur vos documents papiers un QR code pour en retrouver son origine électronique.

Connecteurs métiers : Parapheur transverse, MPI s’interface avec n’importe quelles applications métiers.

MPI propose plusieurs modes d’échange avec vos applications métiers et s’adapte ainsi à votre situation, vos besoins et vos contraintes :
  • Récupération simple
  • Interfaçage intermédiaire
  • Interfaçage avancé par web services
  • Connecteur bureautique

MPI Performance : Notes, courriers sortants, certificat administratif

Le parapheur qui vous permettra de dématérialiser tous vos processus métiers sans bouleverser votre organisation.

• Personnalisation : chaque service pourra personnaliser son parapheur en fonction de ses besoins et de sa propre organisation.

• Rematérialisation : réussir le mariage du papier et de l’électronique en gardant les bénéfices de la dématérialisation.

• Délégations : recréez tout vos scénarios de délégation (directeur de cabinet, vacances, impression).

• Impression : apposez sur vos documents papiers un QR code pour en retrouver son origine électronique.

G.E.D. : MPI brique transversale dans la gestion électronique de documents.

MPI s’intègre parfaitement dans les processus de dématérialisation.
Le parapheur MPI communique donc naturellement avec les solutions de gestion électronique de documents telles que :
  • HOPI : solution de gestion de courrier et de protocole
  • MAILEVA : solution d’envoi de mails, envoi postal de courriers re-matérialisés
  • ALFRESCO : plateforme de gestion de contenu
  • LINSHARE : solution de partage sécurisé

MPI Confiance : les courriers sortants

Gérer simplement la signature électronique de vos documents sortants tout en respectant la législation.

• Impression et copie : réduisez de 50% vos impressions papier.

• Distribution des courriers : diminuez de 50% vos navettes.

• Circuits : personnalisez vos circuits hiérarchiques ou spécifiques.

• Délégations : organisez vos délégations de signature.

• Archivage : diminuez votre espace de stockage de 40%.